DIGITALISASI ARSIP SURAT MASUK DALAM MENDUKUNG KUALITAS LAYANAN INTERNAL DI DINAS PUPR PERA KALIMANTAN TIMUR

Zahra Aulia; Mukhibatul  Hikmah

doi:10.69957/grjb.v6i02.2782

Authors

Zahra Aulia Universitas Mulawarman
Mukhibatul Hikmah Universitas Mulawarman

DOI:

https://doi.org/10.69957/grjb.v6i02.2782

Keywords:

Pengelolaan Arsip, Digitalisasi Arsip, Layanan Internal, Arsip Surat Masuk

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip surat masuk dalam mendukung kualitas layanan internal pada Dinas PUPR PERA Provinsi Kalimantan Timur, khususnya perubahan sistem arsip dari manual ke digital. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa digitalisasi arsip mempermudah akses dokumen, mempercepat pencarian arsip, serta meningkatkan kerapian dan keamanan penyimpanan sehingga layanan internal menjadi lebih efektif. Namun, masih terdapat kendala berupa keterbatasan pemahaman pegawai, keterlambatan input data, dan gangguan jaringan. Oleh karena itu, diperlukan pelatihan serta evaluasi sistem secara berkala agar pengelolaan arsip digital dapat berjalan lebih optimal dan efisien.

References

Aslindar, D. A., Triyono, B., & Nasori, A. (2025). Village Archives Management: The Foundation of Organizational Effectiveness Towards Good Governance. Administratio, 16(1), 33–50. https://doi.org/10.23960/administratio.v16i1.441

Baidawi, A. H., & Anastasya, A. (2025). Tantangan Teknologi Dalam Pelaksanaan Manajemen Arsip Berbasis Elektronik/Digital. Jurnal Pendidikan, Hukum, Komunikasi, 1(3), 122–129. https://doi.org/10.69623/j-dikumsi.v1i3.177

Basil, H. V. (2023). Electronic Technology Obstacles. https://doi.org/10.5281/zenodo.10419578

Centia, S., Zainuddin, Z. I., & FA, J. Q. A. (2024). Analisis Pengelolaan Arsip Di Desa Cipacing Kecamatan Jatinangor Kabupaten Sumedang Tahun 2024. Responsive: Jurnal Pemikiran Dan Penelitian Administrasi, Sosial, Humaniora Dan Kebijakan Publik, 7(2), 76–85. https://jurnal.unpad.ac.id/responsive/article/view/56359

Dalimunte, N., Pryoga, B. I., & Situmeang, M. (2024). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Meningkatkan Pelayanan Kerja Pegawai Pada Kantor Desa Sei Rotan Kecamatan Percut Sei Tuan Kabupaten Deli Serdang. Jurnal Dunia Pendidikan, 5(2), 392–405. https://jurnal.stokbinaguna.ac.id/index.php/JURDIP/article/view/2932

Hafid, N., & Wakhid, L. (2025). Digital Transformation of Archival System: Optimizing Storage Efficiency in Administrative Processes for Islamic Senior High Schools. JPP: Jurnal Pendidikan dan Pembelajaran, 32(1), 37–44. https://dx.doi.org/10.17977/um047v32i12025p37-44

Hasibuan, Y. M., & Thelma, C. C. (2025). Analisis Analisis Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar pada Bagian Perlengkapan (Studi Kasus Kantor Wali Kota Medan). Mumtaz: Jurnal Ekonomi dan Bisnis Islam, 4(2), 93–102. https://journal.aira.or.id/mumtaz/article/view/1224

Fadhliyah, K. A., Christian C. W., & Marsofiyati. (2025). Analysis of Archival Transformation at X Institution in Bekasi City. International Student Conference on Business, Education, Economics, Accounting, and Management (ISC-BEAM), 3(1), 498–516. https://doi.org/10.21009/ISC-BEAM.013.31

Makmur, S. (2023). Implementation of Archives Digitization Policy as a Form of Implementation of an Electronic-Based Government System. Journal of Social Research. http://ijsr.internationaljournallabs.com/index.php/ijsr

Nazwatunissa, I., & Hikmah, N. (2025). Pengelolaan Surat dan Berkas Masuk di BKD: Peran Strategis Layanan Informasi. Kesejahteraan Bersama: Jurnal Pengabdian dan Keberlanjutan Masyarakat, 2(4), 129–137. https://pkm.lpkd.or.id/index.php/Bersama/article/view/2304

Nugraha, R., Maratussholihah, S., & Harahap, N. (2025). Optimizing Filing Systems for Administrative Effectiveness: A Conceptual Review. ALFIHRIS: Jurnal Inspirasi Pendidikan, 3(3), 11–25. https://doi.org/10.59246/alfihris.v3i3.1564

Nugroho, M. R. (2025). Analisis Pengelolaan Arsip Sebagai Upaya Meningkatkan Pelayanan Administrasi di Kantor Desa Wirokerten. Journal of Legal, Political, and Humanistic Inquiry, 1(2), 150–159. http://scriptaintelektual.com/custodia/article/view/363

Permana, D. (2024). The Strategic Role of Archives in Public Services in the Licensing Sector. In International Journal Publishing INFLUENCE: International Journal of Science Review, 6(1). https://influence-journal.com/index.php/influence/index53

Rosma, R., & Riyadi, S. (2025). Optimalisasi Pengelolaan Administrasi Surat Masuk Dan Keluar Pada Bagian Umpeg Dinas Pendidikan Kota Palangka Raya. Journal Sains Student Research, 3(6), 1093–1101. https://ejurnal.kampusakademik.co.id/index.php/jssr/article/view/7067

Silalahi, C. M., & Bataha, K. (2024). Manajemen Pengarsipan pada Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Business Perspective Journal, 4(1), 1–9. https://doi.org/10.37090/bpj.v4i1.1357

Supiatni, N. N., Kencanawati, A. A. A. M., Suryaniadi, S. M., Narti, N. K., & Sitawati, A. A. R. (2023). Archive Management to Support Information Services of The Administration Section. International Journal of Social Sciences, 6(2), 37–42. https://doi.org/10.21744/ijss.v6n2.2100

Teryambodo, A., & Putra, P. (2024). Analisis Pengelolaan Arsip dalam Upaya Tertib Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Magelang. Journal of Economic and Management (JEM) Terekam Jejak, 1(1), 1–20. https://journal.terekamjejak.com/index.php/jem/article/view/170

Wulandari, H. E., & Rahmah, E. (2025). Pemanfaatan Web Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) Plus dalam Pengelolaan Arsip Digital di Pengadilan Negeri Padang Kelas IA. Jurnal Pustaka Budaya, 12(2), 173–187. http://journal.unilak.ac.id/index.php/pb/article/view/28173

Zhafira, A., Wolor, C. W., & Utari, E. D. (2025). Analisis Sistem Pengarsipan Digital pada PT Java Indoku. Dinamika Publik: Jurnal Manajemen Dan Administrasi Bisnis, 3(2), 23–33. https://doi.org/10.59061/dinamikapublik.v3i2.1091